你其实可以不用工作这么累！

RalphEdgar

工作只会多、不会少，也永远不会有做完的时候。对于「效率」的定义应该是「减少未完成的工作项目」，把时间花在真正重要的工作上，而不是「完成所有的工作」。

1. 简化工作行程表
面对时间管理，一般人总是塞满太多的行程，愈管理愈没效率。到底该怎么做？

首先，将第2天既定的行程写在行事历上，例如早已安排好的会议、会面、以及早午餐时间等等，然后算出还有多少剩余的时间。

第2步则是将明天预计要做的工作项目列出，估算每项工作花费的时间是多少。要注意的是，我们通常会高估自己的能力、低估工作的难度。因此，《生活简单就是享受》（Simplify Your Life）的作者爱琳‧詹姆丝（Elaine S. James）建议，估算好之后再加倍，才是完成这项工作的所需时间。宁可规画得宽松些，才有弹性调整的空间

最后，把工作项目填进空白的时间中，能填多少就是多少，这些就是你明天可能完成的工作清单，其余的就不要再想，你不可能有时间做完。

2. 花时间仔细确认工作目标

乍听之下，似乎和「减少时间浪费」的原则背道而驰。事实上，不是每件事情都应该从省时的角度去看。如果没有事先花费时间确认清楚目标，真正执行时就需要花费更多力气调整，反而是在浪费时间。

但是，目标的意义不仅在于最后期限或是要达成的业绩等等的数字设定而已。多数人在确认目标时都忘了一个重要的关键：老板要的是什么？

也许在数字上你达到了老板的要求，例如今年业绩确实成长了20％，但是没有任何一笔生意来自新客户，没有做到老板希望开拓新客户的目的。

事先清楚的沟通，就可以省去日后不必要的麻烦，而不是半途老板觉得不符合他的期望，一切从头来过。

3. 随身携带笔记本

人的脑力有限，不要太相信自己的脑袋。让工作变得更简单、更有效率的最可靠方法就是「写下来」。

许多成功的企业家都有写笔记的习惯，例如维京集团（Virgin Group）创办人理查‧布兰森（Richard Branson）。每当他视察集团内公司时，就随手将他认为必须改善的地方写在黑色笔记本上，至今已累积122本笔记本。

记的运用其实很多元，日本《上班族》杂志整理出几个常见的用法：

‧搜集新创意。创意很难说有就有，却偏偏都在你最不需要的时候不请自来。最好养成随手写笔记的习惯，看到什么、听到什么、想到什么立即写下来，有需要的时候直接拿起笔记本翻阅，刺激自己的灵感，不至于在电脑桌前想破头，仍没有半点进展。

‧做好客户管理。日本最大旅游集团JTB的社长大冢雅树的笔记本结合了行事历与客户管理的双重功能。他将每天拜访客户的行程写在笔记本上。每位客户预留一定的空间，方便记录其他重要资讯。例如，除了约定时间之外，大冢雅树同时会写上客户的联络方式。

此外，同一位客户要求的事项、他自己对这名客户的想法等等，也会当场写在相同的空格内，提醒自己注意。

‧解决工作难题。当你在工作上遭遇难以解决的问题时，立刻拿起纸笔写下你的困扰。

日本丰田汽车（Toyota）的员工都采取所谓的「5回思考法」，进行纸上思考活动。

问题：为什么这个月业绩下滑？
原因：客户解约。
问题：为什么而解约？
原因：转向竞争对手。
……
连续问自己5次为什么，找出问题背后的根本原因。写下自己的想法，有助于厘清混乱的思绪。而且写在固定的笔记本上，日后遇到类似的状况时也可以作为参考，减少摸索的时间。