ppt常用小技巧

有容乃大

使用PowerPoint进行办公，是现代办公中的一项基本技能，我们要制作出漂亮的演示效果，必须具备一定的ppt使用技巧。

1.更改样式检查

在演示文稿中进行样式检查时，PowerPoint会在标点符号、大写和文本的可视元素等方面检查一致性。
但有时，可能需要对这些作一些设置：选择“工具”→“选项”，再在弹出对话框中使用“拼写检查和样式”选项卡。再在“样式”之下，选中“样式检查”复选框，再单击“样式选项”。
接下来，就可以在“样式选项”对话框中进行自由设置：在“大小写与句尾标点”选项卡上，选中要检查其样式的任何复选框，然后单击复选框旁边的列表来指定样式检查的类型；在“视觉清晰度”选项卡上，选择要更改的可视样式检查，然后在列表框或旋转中选择一个新编号。如果你希望还原到默认设置，请单击“默认”。
　　选择庄重/轻快字体：如果你的观众属于保守型的，或要呈现的内容较严肃，建议选择Times New Roman 字体；对于一些轻快消息，可以选择“活泼的”字体，如Comic Sans MS字体。
　　注意一致性：由于Windows上的字体很多，而且各有各的特点，因此保持字体的一致性就显得很重要。如果字体变化过于频繁，则可能向观众表达的消息会不一致。在同一演示文稿中使用的字体最好不要超过三种或四种。
　　使用较强对比
　　字体颜色与背景之间应有较强的对比以确保可读性。
　　仅在强调时才用粗体和斜体
　　记住，仅仅在强调时才需使用粗体和斜体，但过多使用则会降低其效果。
　　使用适当联机查看字体
　　当设计为联机幻灯片查看时，请使用适合联机查看的字体。Verdana、Tahoma 和 Bookman等字体都是专门为联机查看设计的。而且字体 Arial 和 Times New Roman 也是不错的。
　　字体选择技巧：Sans Serif 字体(例如 Arial 和 Verdana)则更清晰一些，一般宜用作文件标题和正文标题。而Serif 字体(例如 Times New Roman 和 Bookman)适合于大段的文本，可方便阅读。

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2. Word文档快速转换为PowerPoint文稿
我们通常用Word来录入、编辑、打印材料，而有时需要将已经编辑、打印好的材料，做成PowerPoint演示文稿，以供演示、讲座使用。
如果在PowerPoint中重新录入，既麻烦又浪费时间。如果在两者之间，通过一次次地复制、粘贴，一张张地制成幻灯片，也比较费事。
其实，我们可以利用PowerPoint的大纲视图快速完成转换。方法如下：
①打开Word文档，全部选中，执行“复制”命令。然后，启动PowerPoint，如果是Word2003版，选择“普通”视图，单击“大纲”标签；如果是Word2007版，显示的方法是在“视图”菜单上，单击“普通(恢复窗格)”或在窗口的左下角，单击［普通视图(恢复窗格)］按钮；如果是Word 97/2000版，可直接选择“大纲”视图，将光标定位到第一张幻灯片处，执行“粘贴”命令，则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。
接着，可根据需要进行文本格式的设置，包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等；然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处，直接按回车键，即可创建出一张新的幻灯片；如果需要插入空行，按［Shift+Enter］。
经过调整，很快就可以完成多张幻灯片的制作。最后，还可以使用“大纲”工具栏，利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。
反之，如果是将PowerPoint演示文稿转换成Word文档，同样可以利用“大纲”视图快速完成。方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处，按［Backspace］(退格键)，重复多次，将所有的幻灯片合并为一张，然后全部选中，通过复制、粘贴到Word中即可。

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3.旋转表格中的文本
　　如果你的幻灯的文本是横排的，想变成竖排，你可以将单元格内的文本旋转 90 度，然后单击“确定”即可把文本变为竖排的。
　　注：在“格式”→“设置表格格式”→“文本框”下还有很多命令，利用这些命令还可以制作出更多的效果。

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4.拆分正文文本
此技巧可让你无需“剪切”、“粘贴”，而直接把一个幻灯片上的正文文本拆分为两个幻灯片。
单击“格式”工具栏上的“减少缩进量”按钮，直到出现一个新的幻灯片图标和编号(拆分文本作为正文文本出现在下方)，再键入新幻灯片的标题即可。
5.自己绘制表格
　　PowerPoint中的插入表格功能只能创建简单的表格，如果你想自己制作复杂的表格，这时可以先打开“表格和边框”工具栏，再单击“表格和边框”按钮，等鼠标指针变成笔形时，拖拉鼠标，创建表格中的行和列线。
　　如果想删除表格中的某根线，单击“表格和边框”工具栏上的“擦除”按钮，再单击该线条即可。
6.设置表情符和箭头的格式为符号
如果你在PowerPoint中键入或==>时，PowerPoint会自动将更改成笑脸，而把==>更改成→。
如果在PowerPoin2007中，可以这样来操作：选择“工具”→“自动更正选项”，单击“键入时自动设置格式”标签，选中“笑脸 :-) 和箭头 (==>) 替换为特殊符号”复选框。

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7.打开或关闭自动更正选项
　　如果想要打开/关闭自动更正中的一些内容，可以这样操作：选择“工具”→“自动更正选项”，然后在弹出的菜单中选择“自动更正”标签，再根据自己的需要。[---分页---]
　　创建自动更正项的例外：PowerPoint的自动更正功能可以自动更正单词首字母的大写，但对于某些特定的单词，你可能希望能够保持输入原始状态不进行更正，这时可以设置自动更正的例外。选择“工具”→“自动更正选项”，在弹出对话框中单击“自动更正”标签，再单击“例外项”，此时PowerPoint将会弹出“自动更正例外项”对话框。
　　接着，就可以创建单词首字母大写的例外，这时p以单击“首字母”标签，再在“其后不大写”之下，键入不希望带有大写字母的单词或缩写。再单击“添加”按钮即可。
　　如果希望创建更正两个首字母大写的例外，则要使用“前两个字母连续大写”选项卡，在“不更正”之下，键入不希望自动更正修改的单词和短语。之后单击“添加”。
　　设置完所有的例外后，单击“确定”关闭对话框，然后在文稿中输入例外单词时，就不会被系统自动更正了。

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8. 在PowerPoint中巧用Flash动画
如果你已经接触过Flash的话，一定会对它爱不释手，因为用它制作的文件小巧玲珑，晶莹可爱。
PowerPoint简单易用，制作出的幻灯片结构简洁、条理清晰，非常适合教师上课使用。
那么，如何将Flash动画加入到PowerPoint中呢，经过笔者的不断摸索，终于能够实现，写出来与大家分享。
方法一：
　　1、打开PowerPoint工作界面，新建一个文件。
　　2、选择菜单栏“视图”、“工具栏”、“控件工具箱”，打开“控件工具箱”面板。
　　3、在“控件工具箱”面板中用鼠标单击［其他控件］按钮（即最后一个按钮），打开系统安装的ActiveX控件清单，选择“Shockwave Flash Object”，此时光标变成“十”字形，用鼠标在幻灯片上拖出一个任意大小的区域，此时拖出的图形呈矩形，以后Flash动画就将在其中播放。
　　4、在刚拖出的区域中，单击鼠标右键打开快捷菜单，选择“属性”。
　　5、在打开的“属性”窗口中选择“自定义”。
　　6、单击“自定义”行右边的按钮，弹出“属性页”对话框，在对话框的第一行“Movie URL”栏中输入Flash动画（*.swf）文件的完整的路径，注意要加上扩展名.swf，按［OK］按钮退出。
　　7、单击菜单栏“幻灯片放映”、“观看放映”命令，就可以看到演示效果了。
　　如果Flash动画的大小不合适，可以在PowerPoint编辑状态下先选中Flash动画，其四周会出现八个控制点，当鼠标形状变成双“十”字形时，拖动鼠标可调整动画的位置；当鼠标放至控制点上时，鼠标形状变成单“十”字形时，拖动鼠标可调整动画的大小。
再看一下效果，是不是满意了？
方法二：
点击“插入”菜单中的“对象”。进入后在对象类型中选择“flash文档”，然后选左边的“由文件创建”，再点击“链接”，到电脑里去找你需要引用的flash，确定后，幻灯片上就有一个小图标。之后，在小图标上右击，选择“动作设置”，进去后再选择“超级链接到”，在里面选择“其它”，再去指定你要用到的flash文档即可。
方法三：
运用一种在 PPT 插入 Flash 文件的插件（Swiff Point Player），安装好后，在 Powerpoint 中的插入菜单里选择 Flash Movies 就可插入 Flash 文件，与插入图片一样简单！
实际上，Swiff Point Player 使 Powerpoint与 Flash 在使用上更紧密的结合，网页设计师或Flash 设计师能快速方便的将制作好的 Flash 作品加入到 Powerpoint 格式的投影片中，当演示文稿浏览到含有 Flash 的那一页时就会自动播放内含的 Flash 动画为演示文稿增添了不少的流畅性和互动性。

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9.用声音强调文本
如果希望强调幻灯片中的某一部分文字，则可以对这些文字进行动作设置，使得单击或鼠标移过这些文字时有声音效果出现。
先选中欲强调的文本，选择“幻灯片放映”→“动作设置”，然后你选择“单击鼠标”标签，并选中“播放声音”复选框，再指定所需的声音。完成以后单击“确定”返回即可。
10.在幻灯片上添加幻灯片编号
　　你可以在幻灯片上添加幻灯片的编号，方便定位和演示时掌握节奏。方法在幻灯片上定位幻灯片编号的插入点，选择“插入”→“幻灯片编号”即可。
11.在段落中另起新行
　　如果想在段落中另起新行，只要在输入文字后，按下Shift+Enter即可。要注意，一定不能直接使用Enter，这样软件会自动给下一行添上制表位。

12.如何快速替换字体
如果在设计完演示文稿后，发现有一种字体用得不合适，希望换成别的字体，该怎么办？如果从头到尾地修改，那将是一件很麻烦的事情。
这时，可以选择PowerPoint的字体替换功能。选择“格式”→“替换字体”，再在“替换”框中，单击要替换的字体样式，在“替换为”框中单击要替换成的字体，再单击“替换”按钮即可。
13.拖动文本
　　你一定知道可以在编辑文本时通过拖动来复制或移动文本。事实上，甚至可以在整个Office组件直接进行这种拖动编辑。使用这一功能需要进行如下设置。选择“工具”→“选项”，并在弹出对话框中单击“编辑”标签，然后选中“拖放式文本编辑”复选框。
　　以后，就可以直接拖动文本进行移动了。如果想进行复制，就需要在拖动的过程中按下Ctrl键。
在大纲视图中拖动文本：如果要拖动项目符号或幻灯片图标旁边的选定段落，请指向该项目符号或幻灯片图标，四向箭头出现后可以任意拖动。拖动的同时鼠标指针会变成垂直或水平的双向箭头，并且出现标记文本目标的线条。

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14.如何使字的出现与讲演同步
为使字与旁白一起出现，可以采用“自定义动作”中按字母形式的向右擦除。
若是一大段文字，字的出现速度还是太快。这时可将这一段文字分成一行一行的文字块，甚至是几个字一个字块，再分别按顺序设置每个字块中字的动画形式为按字母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔一秒到三秒，就可使文字的出现速度和旁白一致了。

15.长时间闪烁字体的制作
在中也可制作闪烁字，但PowerPoint中的闪烁效果也只是流星般地闪一次罢了。要做一个可吸引人注意的连续闪烁字，可以这样做：在文本框中填入所需字，处理好字的格式和效果，并做成快速或中速闪烁的图画效果，复制这个文本框，根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数，再将这些框的位置设为一致，处理这些文本框为每隔一秒动作一次，设置文本框在动作后消失，这样就成功了。
16.目录式的跳转
利用字的跳转功能，可以建立页漂亮的目录。设置跳转时，建议不要设置字体的动作，而要设置字所在的边框的动作。这样既可以避免使字带有下划线，又可以使字色不受母板影响。
具体操作为选中字框，单击右键，选“动作设置”选项，链接到所要跳转的页面。

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17.为什么有的文件特别大
同样是一份六十页，四十张左右图片的文件，一个是4M左右，一个却近50M，这是怎么回事呢？
经仔细检查，原来是因为一个用BMP图片，一个用JPG格式的图片。在该文件中，由于原图片较大（A3纸大小），存成BMP格式的作者，看一个文件就4M左右，就将其在图片编辑器中压缩了16倍（长宽各为原来的25％），结果BMP文件仅为200K左右。而用JPG格式的作者，看每个图片文件只不过120K左右，就直接在文件中插入，结果一个PowerPoint文件中存一个JPG图片，其大小就变成了47M。所以选用大小适中的BMP图片，可以使你做的文件不至于太大。
17.ppt中声音在不同电脑中正常播放
在PowerPoint文档中插入了声音，有时到其他计算机上不能正常播放，这是由于插入的声音对象含有盘符和路径，而在其他计算机上路径不一致，所以不能正常播放。
为了避免这样现象的出现，可以在建立PowerPoint文件时，将所要插入的声音文件和演示文件放在同一文件夹下，完成后将该文件打包。打包后再将该文件解压，然后用解压后的文件覆盖原演示文件即可。
18设置循环播放锁定
当演示文档用于无人看守的公众展示区时，为了防止他人按ESC键取消播放，可以设置锁定密码，这样他人就无法随意的取消ppt播放了。
操作方法是对的播放器进行设置，右击选择"属性"菜单，单击"快捷方式"选项卡，在"目标"文本框中加入开关及需要播放的演示文稿，如：C：PPVIEW32.EXE /k /a、c:\ppt\公众.ppt。

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19.自动选定整个单词
你可以设置PowerPoint，使得每次在一个单词上双击鼠标左键，就能选定整个单词和单词后的空格，而不必用鼠标拖过每个字符，以方便选择。
选择“工具”→“选项”，在弹出对话框中单击“编辑”标签，选中“自动单词选定”复选框。
20.快速选择幻灯片上全部文本
　　按下Ctrl+A键将会选择幻灯片中的所有对象，如果你想选择幻灯片上的所有全部文本，只需要在普通视图的“大纲”选项卡上，单击幻灯片图标 ，当四头箭头出现时单击就可以了。
21.快速选定超级链接文本
想要选中带有超级链接的文本，你一般的方法是用鼠标进行拖动，经常会拖过头，或没有完全选中，较为麻烦。
其实，可以通过下面的技巧来快速、准确地选中超级链接文本：只需将光标定位到超级链接文本的前面，按下Del键就可以快速选定了。
22.创建嵌入的Word表格
　　通过下面的技巧可以让你在演示文稿中创建一个嵌入的Word表格：选择“插入”→“对象”→“新建”→“对象类型”→“Microsoft Word 文件”，再单击“确定”。接下来，你可以使用“表格”菜单上的命令创建所需的表格，完成以后只需要单击表格以外的区域就可以返回 PowerPoint。